会議の殴り書きメモを貼っただけで、議事録・TODO・カレンダー・共有メールが一気に出てきた話

会議の殴り書きメモを1個貼っただけで、清書済みの議事録・担当者別TODO・カレンダー登録用の予定文・共有メールの下書きが、まとめて4点セットで返ってきた。手作業だと毎回40分かかっていた会議後処理が、5分で終わるようになった。

やったことと、減った時間

「議事録を書く」だけをAIに頼むのは半分。会議後の作業を1本の流れにつなぐと、40分→5分になった。

会議が終わったあと、私がいつもやっていたのはこの4つだった。

1. 殴り書きのメモを清書して議事録にする
2. 「誰が・何を・いつまでに」のTODOを拾い出す
3. 締め切りをカレンダーに入れる
4. 参加者に共有メールを送る

これを別々の作業としてやると、毎回合計40分くらいかかっていた。内訳は、清書に20分、TODO整理に10分、カレンダー入力に5分、メール作成に5分。週に3〜4回会議があると、それだけで週2時間が消えていた。

これを、メモを1回貼るだけで4点まとめて出力させる形に変えたら、確認と微修正を含めて5分で終わるようになった。

実際に貼ったメモと、使ったプロンプト

入力は箇条書きの殴り書きでいい。きれいに書こうとしないのがコツ。

私が貼ったのは、会議中にスマホで打ったこの程度のメモだ。

会議メモ（実際の殴り書き）：
・新サービスの告知、来月頭から
・LP田中さん、今週金曜まで
・価格まだ決まってない→次回までに私が案出す
・問い合わせ対応のフロー、佐藤さんが整理
・次回ミーティング7/3 15時

このメモの下に、次のプロンプトをそのまま貼って実行した。

ポイントは、出力の形を全部指定していること。「いい感じにまとめて」だと毎回バラバラの形で返ってくるが、「①〜④を、この項目で」と型を渡すと、毎回同じ形で揃う。一度型が決まれば、次の会議からはメモを差し替えるだけでいい。

返ってきた4点セット

清書とTODO抽出だけでなく、そのまま使える「次の行動」まで出てくるのが効いた。

実際に返ってきたのは、こんな中身だった。

1. 議事録：決定事項（新サービスを来月頭に告知）と保留事項（価格未定）が分かれて整理された
2. TODO一覧：表の形で、田中さん=LP（金曜）、自分=価格案（次回まで）、佐藤さん=問い合わせフロー、と担当別に並んだ
3. カレンダー文：「件名：LP締め切り／日付：今週金曜／ひとこと：田中さん担当」のように、コピペで予定に入れられる形
4. 共有メール：そのまま送れる敬体の本文。次回7/3 15時まで入っていた

特に助かったのが、価格の項目を勝手に決めつけず「期限：要確認」と立ててくれたこと。曖昧なところを曖昧なまま、でも「これは決めないといけない」と可視化してくれる。

なお今回はカレンダー用のテキストとメール下書きをコピペで使ったが、AIをカレンダーやメールアプリと直接つなぐ仕組み（MCP＝AIと外部アプリをつなぐ共通の差し込み口）を使えば、登録や下書き作成まで自動化できる。ただし設定の手間がかかるので、まずはコピペ運用で「型」を固めてからで十分だった。

つまずいた点

そのまま貼って終わり、ではない。1分の確認は必ず要る。

もう1つ。社外の固有名詞や未公開情報をそのまま貼るのが不安なときは、メモの段階で固有名詞を「A社」「担当B」に置き換えてから貼ると安心だった。

今日からできること

次の会議のメモを、清書せずそのまま貼ってみる。

きれいに書く必要はない。箇条書きの殴り書きを、下のプロンプトの【会議メモ】の下に貼って実行するだけでいい。一度出力の形が気に入ったら、そのプロンプトを「議事録テンプレ」として保存しておけば、次回からはメモの差し替えだけで済む。